Zakładając serwis komputerowy należy liczyć się z tym, że jest to nietypowa forma działalności gospodarczej. Przeważnie nie ogranicza się on przecież do klasycznych usług naprawczych. Dobry serwis bardzo szybko zyskuje możliwość związania się z konkretnym podmiotem zainteresowanym szeroko rozumianą regularną obsługą informatyczną. W Polsce nie brakuje zresztą serwisów, które nie ograniczają się jedynie do naprawy sprzętu oferując również doradztwo zakupowe, a nawet sprzedaż sprzętu komputerowego różnego rodzaju. Zakres funkcjonowania serwisu jest spory, nietrudno więc domyślić się, że samodzielne prowadzenie firmowej księgowości może być kłopotliwe.

Księgowy w serwisie komputerowym – jak to zorganizować?

Jak już wspomniano, serwis komputerowy może oferować swoim potencjalnym klientom szeroki pakiet usług. Otwierają się przed nim duże możliwości rozwojowe, nie oznacza to jednak, że każda firma natychmiast zaczyna rozrastać się do imponujących rozmiarów. Przeciwnie, przez długi czas serwis jest niewielkim podmiotem, a jego właściciel nie ma wiele czasu na opracowywanie strategii rozwoju, bo musi naprawiać przekazywany mu przez klientów sprzęt. Nawet, jeśli decyduje się na zatrudnienie pracowników, zwykle pomagają mu dwie lub trzy inne osoby. Owszem, nic nie stoi na przeszkodzie temu, aby jedna z nich dodatkowo zajmowała się prowadzeniem firmowej księgowości. Doświadczenie zbierane przez firmy, które decydowały się już na podobny krok potwierdza jednak, że nie jest to łatwe wyzwanie. Osoby pozbawione wiedzy z zakresu szeroko rozumianej rachunkowości mają problem nawet z podstawowymi czynnościami związanymi z prowadzeniem firmy. Tymczasem prawo nie stoi w miejscu.

Nawet, jeśli początkowo może jawić się to jako zbędny wydatek, jedynym naprawdę przemyślanym rozwiązaniem okazuje się być w pewnym momencie przekazanie wszystkich tych spraw, które są związane z szeroko rozumianą księgowością profesjonalistom. Dziś jest to łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Usługi świadczone zdalnie nie budzą już większego zaskoczenia. Coraz częściej możemy więc usłyszeć o korzyściach, jakie można czerpać ze współpracy z podmiotami działającymi nie tylko w miejscu, w którym swoje usługi świadczy serwis komputerowy. Także te biura rachunkowe, które są zlokalizowane w pewnym oddaleniu, mogą okazać się doskonałym wyborem.

O co zapytać księgowego?

Pierwsze chwile serwisu komputerowego na rynku nie są proste. Konieczne są inwestycje, nie ma też mowy o gwarantowanych zyskach. Może się więc wydawać, że podczas analizowania ofert biur rachunkowych, kluczowe znaczenie powinna mieć cena świadczonych przez nie usług. Nie można jednak zapominać o tym, że branża informatyczna ma swoją specyfikę. Jak już wspomniano, nie bazuje na jednym tylko rodzaju usług, a co za tym idzie – należy liczyć się z tym, że księgowy musi dysponować przynajmniej przybliżoną wiedzą na ich temat. Jeśli biuro nie ma wygórowanych cen, nie może jednak pochwalić się również zatrudnianiem ekspertów, szybko okazuje się, że współpraca nie układa się tak, jak powinna.

Wiedza merytoryczna to jedno, a samo zaangażowanie biura rachunkowego w to, aby możliwie jak najlepiej rozwiązywać problemy swoich klientów to całkiem inna kwestia. Oczywiście, w kampaniach reklamowych każde biuro reklamuje się jako podmiot jednakowo wiarygodny i solidny, w rzeczywistości jednak nie zawsze jest to równie pewne. Chcąc uniknąć rozczarowania, jeszcze przed nawiązaniem współpracy dobrze jest poprosić księgowego o namiary do jego wcześniejszych i obecnych klientów. Jeśli, z jakiegokolwiek powodu, jest to problematyczne, warto zastanowić się, czy nie jest to sygnał ostrzegawczy.

We wstępnej rozmowie dobrze jest też upewnić się, że rzeczywiście mamy do czynienia z biurem nie tylko działającym legalnie, ale i dysponującym ubezpieczeniem OC. Tylko obecność tego dokumentu daje pewność, że w przypadku potknięcia księgowego, serwis komputerowy nie będzie stratny. W innym wypadku pojawia się konieczność płacenia za błędy z firmowych pieniędzy, a tego firmowy budżet może nie wytrzymać.

Lokalizacja – czy to jest ważne?

Lokalizacja biura rachunkowego jest dla wielu firm bardzo ważnym elementem decydującym o wyborze. Jeśli prowadzimy serwis komputerowy z Będzina, to zasadne będzie wynajęcie usługodawcy, który będzie z tego samego miasta. Biuro rachunkowe obsługujące firmy z Będzina może być również z miast ościennych jak Dąbrowa Górnicza, Sosnowiec, czy Katowice. Warto jednak wiedzieć, że jeśli przyjdzie do reprezentowania usługobiorcy przed urzędami, to w zależności od dystansu dzielącego biuro i wykupionego pakietu obsługi księgowej, mogą dojść dodatkowe koszty związane z dojazdem na miejsce do urzędu. Takie dodatkowe koszty są dzisiaj często spotykane, albowiem ceny paliwa szybują wysoko i w zwykłym pakiecie obsługi księgowej kwestie reprezentacji mogą nie zostać uwzględnione i będą one liczone zupełnie oddzielnie. Wybierając biuro rachunkowe koniecznie zwróć uwagę na zakres usługi, świadczenie usług księgowych tanio i dobrze jest możliwe, ale trzeba uważać podczas podpisywania umowy i czytać wszystko łącznie z regulaminami dołączanymi do umów.